Årsrapport 2023

Fokusområde: Sikre ansvarlig styring og drift


VÅR FORPLIKTELSE​

BIR skal være en troverdig aktør i samfunnet. Det innebærer at BIR opprettholder samfunnskritisk og -nødvendig drift, og sikrer at både egen virksomhet og verdikjede opererer i tråd med etiske standarder og myndighetskrav.


VESENTLIGE BÆREKRAFTSTEMA​ER

  • Ansvarlig eierstyring og ledelse
  • Etisk forretningspraksis
  • Overholdelse av krav fra myndigheter og sentrale interessenter
  • Opprettholde samfunnskritisk og -nødvendig drift
  • Ansvarlig kommunikasjon, transparens og påvirkning
  • God datasikkerhet

 

VÅRE MÅL

  • Forplikte hele konsernet til å implementere og følge opp bærekraftsstrategien 
  • Bærekraft integreres i konsernets risikostyring
  • Sikre åpen og tilgjengelig informasjon
  • Ingen data på avveie 

 

RELEVANTE BÆREKRAFTSMÅL

          

 

VÅRT MÅL:
ANSVARLIG EIERSTYRING OG LEDELSE


I BIR er det viktig å ha gode relasjoner til eiere og sentrale interessenter. Virksomhetens eierstyring og selskapsledelse spiller en avgjørende rolle i å påvirke kulturen, prioriteringene, effektiviteten, risikohåndteringen og grad av måloppnåelse.

BIRs styringsmodell

BIRs virksomhet innrettes slik at

  • husholdningskundene sikres like tjenester, lik pris og lik behandling
  • BIRs eiere likebehandles

Den lovpålagte virksomheten i BIR skal drives til selvkost. Det innebærer at alle kostnader tilknyttet avfallshåndtering skal dekkes av renovasjonsgebyret. Øvrig virksomhet skal drives etter alminnelige forretningsmessige prinsipper, i tråd med BIRs kjerneverdier.

Tilsyn fra myndighetene

De enkelte anleggene i BIR-konsernet følges opp av ulike tilsynsmyndigheter, og det er gjennomført en rekke tilsyn i løpet av året.

I februar var Miljødirektoratet på tilsyn hos forbrenningsanlegget til BIR Ressurs for oppfølging av regelverk knyttet til lukt, samt en generell befaring av anlegget. Det ble gitt tre avvik og en anmerkning, derav ett avvik som ikke er lukket. Avviket som ikke er lukket gjelder lagring av filterkake fra vannrenseanlegget. I dag lagres disse utendørs i doble væsketette bigbags, men de skal lagres under tak. Løsning for dette er under utarbeidelse.

Justervesenet utførte tilsyn med en vekt og målinger ved forbrenningsanlegget. Dette tilsynet ga ingen avvik.

Brannvesenet hadde tilsyn på BIR Nyverdi sin gjenvinningsstasjon på Askøy for å kontrollere gjenvinningsstasjonens brannforebyggende arbeid, samt at brannvesenet gjorde seg kjent på stasjonen. Tilsynet ga seks avvik, og alle avvikene er lukket. Brannvesenet hadde også tilsyn ved BIR Voss Hardanger sine tre gjenvinningsstasjoner. Disse tilsynene ga ingen avvik. Brannvesenet var videre på tilsyn ved forbrenningsanlegget for kontroll, ettersyn og vedlikehold av branntekniske installasjoner. Tilsynet ga ingen avvik.

Mattilsynet gjennomførte tilsyn hos BIR Bedrift med formål om å undersøke om de som produsent av fôrvarer hadde utarbeidet en plan for å kontrollere uønskede stoffer i de produserte fôrvarene. Under tilsynet ble det identifisert noen områder for forbedring i dokumentasjonen av kvalitetskontrollplanen, samt at HACCP-systemet (fareanalyse og kritiske kontrollpunkter) ikke var oppdatert. Alle avvikene ble lukket innen fristen.

Statens vegvesen var på stikkontroll hos bilverkstedet til BIR Husholdning. Hensikten med stikkontrollen var å kontrollere at verkstedet gjennomfører periodisk kjøretøykontroll i henhold til gjeldene rutiner og regelverk. Kontrollen ga ingen avvik.

I tillegg ble det utført elkontroll på gassanlegget til BIR Voss Hardanger.

Beredskap

Brannforebyggende arbeid
Avfallsbransjen har de senere årene hatt et betydelig antall branner og branntilløp. Brannrisiko har vært, og vil fortsette å være, et fokusområde for BIR. Derfor er det gjennomført et konsernovergripende prosjekt i samarbeide med Wergeland Bedriftsutvikling AS for å kartlegge brannrisiko ved behandling av avfall, samt identifisere tiltak som kan redusere risikoen. Prosjektet viser at BIR kan redusere brannrisikoen ved å iverksette gode organisatoriske tiltak som kartlegging av eksisterende tiltak, etablere tiltakskort og rutiner for spesifikke hendelser, gjennomføre øvelser og kontroller samt utføre kontinuerlig og brannforebyggende arbeid.

Av iverksatte brannforebyggende tiltak er det installert nye automatiske brannslukkeanlegg i elektriske rom på forbrenningsanlegget og på Mjelstad Miljø. Disse skal hindre at en brann får utvikle seg, og vil da redusere både miljø- og driftsmessige belastninger ved en eventuell brann.

BIR Bedrift jobber også med å få på plass et brannslukkeanlegg og et overvannsanlegg på ulike områder av eiendommen.

BIR Bedrift og forbrenningsanlegget til BIR Ressurs er underlagt forskrift om industrivern
Industrivernet i BIR Bedrift har deltatt i 42 reelle hendelser i løpet av fjoråret og forhindret større branner. De fleste branntilløpene skjer ved kverning av avfall som inneholder batterier, hvilket synliggjør viktigheten av å sortere ut batterier som farlig avfall tidlig i verdikjeden. Derfor øver industrivernet på utrulling av slanger hver 14. dag, og de setter sin ære i å være raske. Rekorden på å rulle ut en slange fra hydrant til brannsted på tippkanten er på imponerende 2 minutter og 36 sekunder. Videre er det gjennomført fem uanmeldte øvelser med ulike scenarioer i løpet av året. I tillegg ble det gjennomført en omfattende trenings- og øvelsesdag for nyansatte i oktober. Etter hver trening, øvelse og hendelse, evalueres innsatsen og forbedringspunkter identifiseres. Ved større hendelser hvor brannvesenet er involvert og anlegget må stenges i noen timer, inkluderer evalueringen en debrief med de involverte medarbeiderne, slik at de kan snakke om og bearbeide opplevelsen.

På forbrenningsanlegget er det gjennomført fire industrivernøvelser i 2023, derav en i samarbeid med Eviny Termo vedrørende fjernvarmenettet. De andre øvelsene omhandlet testing av brannalarm, evakuering av anlegget og skadede personer samt håndtering av akutt forurensning. Industrivernet var i aksjon ved en hendelse i 2023.

Beredskapsøvelser
I BIR Ressurs er det gjennomført beredskapsøvelser både på deponiet på Mjelstad og på forbrenningsanlegget med følgende scenarioer: stopp i sigevannspumper og plutselig stort hull i kjelen.

BIR Nyverdis gjenvinningsstasjon på Os har i flere år samarbeidet med Bjørnafjorden brann og redning om å gjennomføre beredskapsøvelser. Dette er en vinn-vinn-situasjon for både BIR og brannvesenet. Gjennom praktiske øvelser blir brannvesenet bedre kjent med gjenvinningsstasjonen og potensialet for hvilke alvorlige hendelser som kan skje her. I 2023 ble det gjennomført en øvelse som omhandlet en medarbeider som var i klem under en container.

 

VÅRT MÅL:
FORPLIKTE HELE KONSERNET TIL Å IMPLEMENTERE OG FØLGE OPP BÆREKRAFTSSTRATEGIEN


Som en del av implementeringen av BIRs bærekraftsstrategi, er «Handlingsplan for bærekraft 2024» utarbeidet. Planen er utarbeidet med formål om å etablere eierskap til mål, tiltak og aktiviteter, og bruke indikatorer aktivt til å følge med på utviklingen og effekten av bærekraftsarbeidet i det enkelte selskap og i konsernet som helhet.

Handlingsplanen tar for seg hvert enkelt fokusområde fra BIRs bærekraftsstrategi. Her beskrives sentrale aktiviteter som skal gjennomføres i 2024. Det fremgår hvem som er ansvarlige for aktivitetene og sentrale bidragsytere. Handlingsplanen inneholder resultatmål for 2024, men også aktiviteter og mål som må tidfestes og jobbes med framover i tid.

Selskapene i BIR kan vedta tiltak og indikatorer utover dette for egen virksomhet, med utgangspunkt i de rammene som konsernledelsen gir. Konsernledelsen og ledergruppene i selskapene skal følge opp status for resultatmålene og indikatorene, herunder rapportere resultat i tråd med konsernets årshjul.

Som et verktøy i bærekraftsarbeidet, er det gjennomført en internundersøkelse blant medarbeiderne i BIR om kjennskap til arbeidet med bærekraft. Resultatene av undersøkelsen viser at to av tre kjenner til BIRs bærekraftsstrategi, og tre av fire har kjennskap til bærekraftsambisjonen. Dette gir et godt grunnlag for videre implementeringsarbeid.

 

VÅRT MÅL:
BÆREKRAFT INTEGRERES I KONSERNETS RISIKOSTYRING


Å sikre god oppfølging av bærekraftsarbeidet er av stor betydning for BIR, og dette krever etablering av solide strukturer for styring, rapportering og risikostyring.

Risikostyring

Alle datterselskapene i BIR jobber systematisk med risikostyring og har i 2023 gjennomført strategiske og operasjonelle risikovurderinger. I tillegg er flere av datterselskapene sertifisert etter ISO-standardene for kvalitet, miljø og HMS – som setter tydelige krav til risikostyring. I 2023 ble BIR Ressurs ISO-sertifisert innenfor standardene 9001 (kvalitet) og 14001 (miljø). BIR Bedrift og BIR Voss Hardanger ble resertifisert innenfor standardene 9001 og 14001. BIR Voss Hardanger ble resertifisert etter ISO 45001 (HMS). BIR AS ble resertifisert som Miljøfyrtårn.

I 2024 skal BIR utrede opplegg og konsept for ISO-sertifisering for konsernet.

For å håndtere konsekvensene av klimaendringene, er det nødvendig å jobbe systematisk med klimarisiko, herunder både hvordan konsekvenser av klimaendringer (fysisk klimarisiko) og overgangen til en verden i tråd med målene i Parisavtalen om reduserte utslipp av klimagasser (overgangsrisiko) vil påvirke natur og samfunn.

I 2024 er det planlagt å gjennomføre klimarisikovurdering som hensyntar både finansielle og operasjonelle risikoer på tvers av selskapene i konsernet.

 

VÅRT MÅL:
SIKRE ÅPEN OG TILGJENGELIG INFORMASJON


BIR anser høy etisk standard som et minimumskrav for å bevare tillit i samfunnet, og overholdelse av menneskerettigheter og lovpålagte etiske retningslinjer er avgjørende for å oppnå dette. Utover å etablere gode strukturer for etterlevelse, skal BIR legge til rette for åpenhet, transparens og god dialog både internt og eksternt.

Åpenhetsloven

1. juli 2022 trådte åpenhetsloven i kraft. Loven blir gjerne kalt for næringslivets menneskerettighetslov, og den krever at norske selskaper skaffer seg kunnskap om hvor de har eller kan ha negativ påvirkning på menneskers rettigheter, og jobbe for å stanse slik påvirkning. Loven gjelder for alle større virksomheter i Norge. For BIR betyr dette at loven gjelder for morselskapet, BIR AS, og de tilhørende seks heleide datterselskapene.

2023 markerte oppstarten på arbeidet med åpenhetsloven i BIR og gjennomføring av aktsomhetsvurderinger. Arbeidet startet med kartlegging og risikovurdering av leverandørkjeden, samt forankring i styrerom og datterselskap gjennom workshoper. Konsernet utarbeidet også egne retningslinjer for implementeringen av åpenhetsloven i et årshjul som ivaretar kravene til aktsomhetsvurderingene, der roller og ansvar er plassert. Prosessen styres fra konsernledelsen, der de daglige lederne har ansvar for at loven implementeres i sine tilhørende datterselskaper.

I 2024 vil BIR signere FUTURE-PROOF-plakaten. FUTURE-PROOF er Bergen Næringsråd og Raftostiftelsen sin samarbeidsplattform for næringsliv og menneskerettigheter, som hjelper næringslivet til å etterleve sitt menneskerettighetsansvar.

Etiske retningslinjer

BIR har etiske retningslinjer som tydeliggjør de holdningene og den atferden som forventes av medarbeiderne med hensyn til respekt, integritet og lojalitet, og som kan fremme en organisasjonskultur som gjenspeiler BIRs visjon. Som en del av ansettelsesprosessen i BIR, forventes det at alle medarbeidere blir kjent med innholdet i personalhåndboken og konsernets etiske retningslinjer, herunder etiske problemstillinger som korrupsjon og gaver.

BIR skal være en åpen, ærlig og ansvarlig virksomhet, hvor alle opptrer imøtekommende og superpålitelige. Retningslinjene gjelder for styremedlemmer, fast ansatte, midlertidig ansatte og innleide. Alle har et personlig ansvar for etterlevelse. Brudd på etiske retningslinjer kan få betydning for den enkeltes ansettelsesforhold eller verv.

De etiske retningslinjene setter ikke konkrete krav til BIRs styre og ledelse. Retningslinjene omhandler heller ikke eksplisitt leverandører og samarbeidspartnere. I 2024 skal BIR revidere gjeldende etiske retningslinjer og sikre at disse er forankret i konsernets styre og ledelse. BIR vil da vurdere om det er behov for å utarbeide egne etiske retningslinjer for leverandører og samarbeidspartnere, eller om en skal ha felles retningslinjer som omfatter både ansatte, ledelse, styret, leverandører og samarbeidspartnere.

Varsling
BIR har etablert retningslinjer for varsling. Rutinen beskriver hvordan medarbeiderne kan varsle samt hvordan arbeidsgiver skal følge opp og undersøke et varsel. Vesentlige punkter som inngår i varslingsreglene er diskriminering, korrupsjon, forretningsmoral samt plikt og rett til å si fra om lovovertredelser og brudd på BIRs etiske retningslinjer. Den enkelte medarbeider skal føle trygghet for å si fra dersom hen opplever uregelmessigheter. I BIRs etiske retningslinjer er det nedfelt at det ikke aksepteres noen form for trakassering eller diskriminering.

Det er registrert to varslingssaker i 2023, og begge sakene er ferdig behandlet og lukket.

Korrupsjon
For å forebygge korrupsjon, er det forbud mot å gi eller motta bestikkelser når hensikten er å påvirke eller oppnå personlige eller forretningsmessige fordeler. Bestikkelsene kan være i form av penger, gaver eller ytelser knyttet til bedrift, person, familie, venner eller nær bekjentskapskrets.

Tilbud om deltagelse på ulike arrangementer og middager kan bli en gråsone. Invitasjoner skal alltid vurderes i henhold til om det ligger en forventet gjenytelse bak, og om invitasjonen er i full åpenhet. Som hovedregel skal BIR betale for arrangementer medarbeiderne deltar på. Beslutning om å motta eller gi noe av verdi må alltid kunne forsvares offentlig. Ingen medarbeidere skal misbruke sin innflytelse for å oppnå personlig gevinst.

Gaver
Det slås fast i BIRs personalhåndbok at medarbeidere i BIR-konsernet i utgangspunktet ikke skal ta imot noen gaver fra kunder, leverandører eller andre. Det vil i noen tilfeller likevel være riktig å akseptere en slik oppmerksomhet, for eksempel når dette skjer i formelle situasjoner og ved representasjon. En slik gave skal i så tilfelle være en ting og ikke penger eller økonomiske vederlag. Gaven skal på ingen måte være egnet til å påvirke BIR-medarbeideren sitt forhold til giver. Mottaker av slik gave må alltid informere sin nærmeste overordnede om dette.

Naboklager

Det ble registrert fem naboklager i 2023. Fire av dem er knyttet til forbrenningsanlegget. Tre av disse handlet om lukt. I to tilfeller er det klaget på lukt av avfall, og i ett tilfelle er det klaget på røyklukt som skyldes driftsproblemer. Det ble også registrert en naboklage som omhandlet støy. Årsaken til dette var en dampventil som stod litt åpen etter oppstart av en av turbinene på anlegget. Som følge av dette, er rutinen for oppstart av anlegget revidert.

Kundeklager

Det ble registrert 5341 kundeklager fra husholdningene i 2023. Tilsvarende tall for 2022 var 2 686. Økningen skyldes en mer systematisk registrering av kundeklager. Majoriteten av henvendelsene er klager på at beholderen ikke er tømt. Gjennom et helt år blir det tømt ca. 3,65 millioner avfallsbeholdere og containere. Dersom man tar hensyn til dette, er antall kundeklager lavt. Antallet tilsvarer 0,15 prosent av totalt antall tømminger.

Skader påført tredjepart

Antall materielle skader påført tredjeparts eiendeler endte på 22 i 2023. Tilsvarende tall i 2022 var 67. Kostnadene forbundet med disse skadene er 1,66 millioner kroner mot 1,55 millioner kroner i 2022. Antall registrerte skader påført tredjepart har hatt en betydelig nedgang, til tross for økt aktivitet.

 

VÅRT MÅL:
INGEN DATA PÅ AVVEIE


Informasjonssikkerhet har høy prioritet, og vi har klare rutiner og retningslinjer for registrering og håndtering av sikkerhetshendelser. I 2023 ble det registrert to hendelser av sikkerhetsmessig karakter. Hendelsene ble varslet og håndtert i tråd med rutine, og skadebegrensende tiltak ble umiddelbart iverksatt.

I forbindelse med nasjonal sikkerhetsmåned, ble det i oktober sendt ut en opplæringspakke innen digital sikkerhet til alle medarbeiderne i konsernet, der temaet var sosial manipulering. Både privatpersoner og virksomheter er stadig oftere utsatt for sosial manipulering og svindel, så det er viktig å skape bevissthet og gi kunnskap for at vi skal bli mindre sårbare for fenomenet. I 2023 har 35 prosent av medarbeiderne i konsernet gjennomført opplæringspakken i digital sikkerhet.

Målekort

Målekortet ble vedtatt i handlingsplanen for bærekraft og viser BIRs vedtatte resultatmål og indikatorer for fokusområdet.